1. Objet

Le présent règlement précise les modalités de fonctionnement de l’association « SR CBC Namur-Luxembourg ASBL ».
Il complète les statuts et s’interprète dans le respect du but désintéressé de l’association.

PARTIE 1 — LOGIQUE STRUCTURELLE

2. Principe fondamental

L’association exerce ses activités principalement, voire exclusivement, au bénéfice de ses membres.

Les activités ouvertes à des non-membres sont accessoires et ont pour objectif de :

• contribuer au financement des activités organisées pour les membres ;
• participer à la visibilité et au développement professionnel des membres ;
• inciter les non-membres à devenir membres ;
• s’inscrire dans le prolongement du but désintéressé ;

L’association veille à ce que les activités et les recettes générées par les membres demeurent prépondérantes par rapport à celles générées par les non-membres.

3. Membres – droits et avantages

Afin d’inciter les non-membres à devenir membres, une distinction de leur situation est opérée. En effet, les membres bénéficient notamment :

• d’un accès prioritaire aux conférences, séminaires et événements ;
• de tarifs préférentiels sur l’ensemble des activités ;
• d’un accès à des contenus professionnels, formations et ressources utiles à leur activité ;
• de la possibilité d’obtenir des attestations de formation, notamment ITAA, dans le respect des conditions applicables ;
• d’un accès privilégié au réseau professionnel de l’association ;
• d’opportunités de visibilité et de développement professionnel ;
• d’avantages négociés avec les partenaires et sponsors ;

Ces avantages constituent la finalité principale des activités de l’association, à savoir l’étude, la protection et le développement des intérêts professionnels de ses membres.

4. Non-membres

Les non-membres peuvent accéder à l’ensemble des activités.

Ils :

• ne bénéficient pas des avantages réservés aux membres ;
• sont soumis aux conditions tarifaires standard ;
• participent financièrement aux activités ;
• contribuent indirectement au financement des services aux membres ;

L’accès des non-membres ne peut en aucun cas remettre en cause la priorité accordée aux membres.

5. Activités économiques

L’association peut exercer des activités, y compris génératrices de revenus, telles que prévues dans son objet social, notamment:

• conférences
• séminaires
• webinaires
• événements professionnels

Ces activités s’inscrivent dans la réalisation du but désintéressé de l’association.

Les revenus sont affectés exclusivement au fonctionnement et au développement de l’association.

6. Partenaires et sponsoring

Afin de soutenir la réalisation de son but désintéressé, l’association peut conclure des partenariats et conventions de sponsoring.

Les partenaires peuvent bénéficier :

• de visibilité lors des événements ;
• de présence sur les supports de communication ;
• d’actions promotionnelles encadrées ;

Les contributions des partenaires et sponsors :

• participent au financement des activités de l’association ;
• ne donnent aucun droit de décision dans la gestion de l’association ;
• ne constituent en aucun cas une distribution directe ou indirecte de bénéfices ;

PARTIE 2 — RÈGLES OPÉRATIONNELLES

7. Inscriptions aux activités

L’inscription se fait via les canaux définis par l’association, notamment le site internet.

Deux statuts existent :

• membre (avec avantages)
• non-membre (sans avantages)

Toute inscription implique l’acceptation du présent règlement.

8. Tarification

Une distinction est appliquée entre membres et non-membres.

• Les membres bénéficient d’un tarif préférentiel ;
• Les non-membres sont soumis au tarif standard ;
• Des conditions spécifiques peuvent être appliquées aux partenaires, sponsors ou invités ;

9. Scanning obligatoire

Le scanning à l’arrivée et au départ est obligatoire pour tous les participants :

• membres
• non-membres
• sponsors
• orateurs

Ce système permet :

• la validation des présences ;
• la délivrance des attestations, notamment ITAA ;
• la sécurité des participants ;
• une gestion administrative fiable ;

L’absence de scanning entraîne :

• l’absence enregistrée ;
• le refus d’attestation ;
• une facturation éventuelle ;

10. Attestations de formation

Les attestations de formation, y compris ITAA, sont délivrées à tout participant, membre ou non-membre, pour autant que :

• les conditions de présence soient respectées ;
• les procédures de validation soient respectées ;

Le respect du scanning est obligatoire pour l’obtention de toute attestation.

11. Absence et facturation

Toute inscription engage le participant.

En cas :

• d’absence non signalée ;
• de non-présentation ;
• ou de non-respect des procédures ;

l’association peut appliquer :

• une facturation au tarif non-membre ;
• des frais administratifs ;

12. Organisation des activités

• modifier le programme ;
• changer les intervenants ;
• adapter les modalités d’organisation ;
• reporter ou annuler un événement ;

Les activités peuvent être organisées en présentiel ou à distance.

13. Sponsors – règles pratiques

• bénéficient des contreparties définies contractuellement ;
• respectent l’image et les valeurs de l’association ;

L’association conserve la maîtrise totale de l’organisation des événements.

14. Comportement

• adopter un comportement respectueux ;
• respecter les règles de fonctionnement ;

L’association peut refuser ou exclure toute personne.

15. Présence des administrateurs

Conformément à l’article 15, §6 des statuts, les administrateurs sont tenus de participer activement au fonctionnement de l’association.

En cas d’absence injustifiée d’un administrateur :

• à au moins trois réunions consécutives du Conseil d’Administration, ou
• à au moins deux Assemblées Générales ordinaires consécutives, ou
• à au moins trois séances de formation organisées par l’ASBL sur une année (en présentiel ou à distance, hors journées complètes),

une demande de justification lui sera adressée par le Président du Conseil d’Administration, par email ou par courrier.

À défaut de justification dans un délai de quinze jours à compter de la notification, une Assemblée Générale pourra être convoquée afin de statuer sur la révocation de l’administrateur concerné, conformément aux statuts.

16. Protection des données – RGPD – Droit à l’image

En vous inscrivant à une activité de la SR C.B.C. Namur-Luxembourg ASBL, vous acceptez que l’association traite et conserve vos données personnelles (nom, prénom, coordonnées professionnelles, numéro ITAA le cas échéant) uniquement dans le cadre de l’organisation de ses activités, notamment : séminaires, colloques, webinaires, formations professionnelles et communications liées à ces événements.

Ces données sont utilisées exclusivement à des fins organisationnelles, administratives et d’information professionnelle. Elles ne seront en aucun cas cédées à des tiers à des fins commerciales étrangères aux activités de l’association.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD), toute personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, d’opposition et de suppression de ses données personnelles. Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée à l’association via le formulaire de contact disponible sur son site internet.

18. Captation d’images et droit à l’image

Dans le cadre des activités organisées, des prises de vue photographiques, captations vidéo ou enregistrements numériques peuvent être réalisés.

En participant à ces activités, vous autorisez la SR C.B.C. Namur-Luxembourg ASBL ainsi que ses prestataires techniques à capter et utiliser les images sur lesquelles vous pourriez apparaître.

Ces images peuvent être exploitées et diffusées, directement ou indirectement, sur tout support de communication lié aux activités de l’association, notamment : site internet, réseaux sociaux, supports institutionnels, publications professionnelles, supports pédagogiques, presse, communication événementielle, présentations, archives ou promotion d’événements futurs.

Cette autorisation est accordée à titre gratuit, pour un territoire illimité et sans limitation de durée, pour tout ou partie des images, en format intégral ou extrait.

Toute personne ne souhaitant pas apparaître sur ces supports visuels est tenue d’en informer explicitement l’organisation lors de son arrivée à l’événement.

19. Modification

Le présent règlement peut être modifié à tout moment par le Conseil d’administration.