1. Objet

Le présent règlement précise les modalités de fonctionnement de l’association « SR CBC Namur-Luxembourg ASBL ». Il complète les statuts et s’interprète dans le respect du but désintéressé de l’association et des dispositions du Code des sociétés et des associations.

PARTIE 1 — LOGIQUE STRUCTURELLE

2. Principe fondamental

L’association exerce ses activités principalement, voire exclusivement, au bénéfice de ses membres. Les activités ouvertes aux non-membres sont accessoires et ont pour seul objectif de :

• contribuer au financement des activités organisées pour les membres ;
• participer à la visibilité et au développement professionnel des membres ;
• inciter les non-membres à devenir membres ;
• s’inscrire dans le prolongement du but désintéressé.

L’association veille à ce que les activités et les recettes générées par les membres demeurent prépondérantes par rapport à celles générées par les non-membres. À cet effet, le Conseil d’administration procède annuellement à un suivi du ratio entre les recettes issues des membres (cotisations + inscriptions membres) et les recettes issues des non-membres et partenaires. Ce ratio et son évolution sont documentés dans le rapport de gestion ou dans un document interne conservé au siège de l’association.

3. Membres – droits et avantages

Afin d’inciter les non-membres à devenir membres, une distinction de leur situation est opérée. En effet, les membres bénéficient notamment :

• d’un accès prioritaire aux conférences, séminaires et événements ;
• de tarifs préférentiels sur l’ensemble des activités ;
• d’un accès à des contenus professionnels, formations et ressources utiles à leur activité ;
• de la possibilité d’obtenir des attestations de formation, notamment ITAA, dans le respect des conditions applicables ;
• d’un accès privilégié au réseau professionnel de l’association ;
• d’opportunités de visibilité et de développement professionnel ;
• d’avantages négociés avec les partenaires et sponsors.

Ces avantages constituent la finalité principale des activités de l’association, à savoir l’étude, la protection et le développement des intérêts professionnels de ses membres.

4. Non-membres

Les non-membres peuvent accéder à l’ensemble des activités. Ils :

• ne bénéficient pas des avantages réservés aux membres ;
• sont soumis aux conditions tarifaires standard ;
• participent financièrement aux activités ;
• contribuent indirectement au financement des services aux membres.

L’accès des non-membres ne peut en aucun cas remettre en cause la priorité accordée aux membres.

5. Activités économiques

L’association peut exercer des activités, y compris génératrices de revenus, telles que prévues dans son objet social, notamment :

• conférences ;
• séminaires ;
• webinaires ;
• événements professionnels.

Ces activités s’inscrivent dans la réalisation du but désintéressé de l’association. Tous les revenus générés par ces activités, qu’ils proviennent de membres, de non-membres ou de partenaires, sont affectés exclusivement au fonctionnement et au développement de l’association au bénéfice de ses membres. Aucune réserve excessive ou non justifiée par les besoins futurs de l’association ne pourra être constituée en dehors de ce cadre.

6. Partenaires et sponsoring

Afin de soutenir la réalisation de son but désintéressé, l’association peut conclure des partenariats et conventions de sponsoring. Les partenaires peuvent bénéficier :

• de visibilité lors des événements ;
• de présence sur les supports de communication ;
• d’actions promotionnelles encadrées.

Les contributions des partenaires et sponsors :

• participent au financement des activités de l’association ;
• ne donnent aucun droit de décision dans la gestion de l’association ;
• ne constituent en aucun cas une distribution directe ou indirecte de bénéfices.

7. Activités externes des administrateurs, communication et conflits d’intérêt

Les administrateurs peuvent exercer des activités professionnelles ou être impliqués dans d’autres entités, notamment des sociétés, des associations ou des activités indépendantes. Toutefois, ces activités doivent être exercées dans le respect strict des intérêts de l’association et de son but désintéressé.

a. Principe de transparence

Tout administrateur est tenu de déclarer au Conseil d’administration toute activité externe, fonction ou mandat susceptible d’interagir, directement ou indirectement, avec les activités de l’association.

b. Principe de non-confusion

L’administrateur agit en toute circonstance de manière distincte de ses intérêts personnels ou professionnels. Aucune confusion ne peut être entretenue entre :

• les activités de l’association ;
• et celles d’une entité dans laquelle l’administrateur détient un intérêt direct ou indirect.

c. Communication, visibilité et publicité

La mise en avant, la promotion ou la publicité d’une entité liée à un administrateur est autorisée uniquement si :

• elle s’inscrit dans le cadre du but désintéressé et des activités de l’association ;
• elle présente un intérêt réel pour les membres ;
• elle est réalisée dans des conditions équivalentes à celles applicables aux partenaires ou sponsors, sans avantage préférentiel ;
• elle est préalablement validée par le Conseil d’administration ou, par délégation, par le Président, pour autant qu’aucun conflit d’intérêt ne soit présent.

d. Encadrement des avantages

Toute visibilité ou avantage accordé à une entité liée à un administrateur :

• doit être justifié par l’intérêt de l’association ;
• doit rester proportionné et conforme aux pratiques normales du marché ;
• ne peut en aucun cas constituer une distribution directe ou indirecte de bénéfices.

e. Conflit d’intérêt

Il y a conflit d’intérêt dès qu’un administrateur (ou une personne qui lui est liée) a un intérêt patrimonial ou moral direct ou indirect dans une décision ou opération de l’association, opposé à l’intérêt de celle-ci.

Dans ce cas :

• l’administrateur concerné informe immédiatement et par écrit les autres administrateurs de la nature exacte de son intérêt ;
• il s’abstient de participer aux délibérations et au vote sur ce point ;
• la décision relève exclusivement du Conseil d’administration statuant sans sa participation ;
• cette situation, la nature de l’intérêt opposé et les motifs de la décision sont mentionnés explicitement dans le procès-verbal de la réunion.

Si la majorité des administrateurs présents ou représentés est en situation de conflit d’intérêts, la décision est soumise à l’Assemblée Générale.

f. Pouvoir de contrôle du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration conserve en toute circonstance un pouvoir de contrôle et peut :

• refuser ou suspendre toute communication ou action promotionnelle ;
• exiger la modification ou la suppression d’un contenu ;
• mettre fin à toute situation jugée contraire aux intérêts de l’association.

8. Interventions d’administrateurs et de personnes liées

L’association peut organiser des conférences, formations ou interventions animées par des administrateurs ou par des personnes qui leur sont liées directement ou indirectement, notamment un conjoint, partenaire, membre de la famille ou toute personne avec laquelle existe un lien professionnel ou personnel.

Toutefois, ces interventions doivent respecter strictement les principes suivants :

a. Principe de transparence

Tout lien existant entre l’intervenant et un administrateur, ainsi que toute intervention d’un administrateur en tant qu’orateur, doit être porté à la connaissance du Conseil d’administration préalablement à toute décision.

b. Principe d’intérêt pour l’association

L’intervention doit présenter un intérêt réel, objectif et justifiable pour les membres ou pour le développement des activités de l’association.

c. Conditions de sélection équitables

L’intervenant, qu’il soit administrateur ou personne liée, doit être sélectionné sur base de critères objectifs tels que ses compétences, son expertise ou la pertinence du sujet traité, dans des conditions comparables à celles applicables à tout intervenant externe.

d. Conditions financières normales et référence au marché

Toute rémunération, indemnisation ou avantage éventuel accordé à l’intervenant (administrateur ou personne liée) doit être strictement conforme aux conditions normales du marché, proportionnée à la nature, à la durée et au niveau de l’intervention, et pouvoir être justifiée par comparaison avec des prestations similaires réalisées par des intervenants indépendants ou tiers.

Le Conseil d’administration conservera à cet effet des éléments de preuve objectifs, tels que :

• des devis ou factures d’intervenants externes pour des prestations comparables ;
• des références de marché (tarifs habituels dans le secteur de la formation continue pour experts-comptables et comptables) ;
• des pratiques tarifaires observées pour des prestations de même nature.

Cette rémunération ne peut en aucun cas constituer un avantage direct ou indirect au profit d’un administrateur ou d’une personne qui lui est liée.

e. Conflit d’intérêt

En présence d’un intérêt direct ou indirect d’un administrateur lié à l’intervention :

• l’administrateur concerné informe immédiatement et par écrit les autres administrateurs de la nature exacte de son intérêt ;
• il s’abstient de participer aux délibérations et au vote ;
• la décision relève exclusivement du Conseil d’administration ;
• cette situation est mentionnée dans le procès-verbal.

f. Traçabilité et justification

Le Conseil d’administration veille à conserver une trace des éléments ayant justifié le recours à l’intervenant, notamment :

• la motivation du choix ;
• la comparaison éventuelle avec d’autres intervenants ;
• la justification du niveau de rémunération.

g. Pouvoir de contrôle

Le Conseil d’administration conserve un pouvoir de contrôle et peut refuser toute intervention ou y mettre fin si elle est jugée contraire aux intérêts de l’association ou à son but désintéressé.

9. Remboursement des frais des administrateurs

Les administrateurs peuvent obtenir le remboursement des frais qu’ils ont engagés dans le cadre de l’exercice de leur mandat au sein de l’association.

Ces remboursements doivent respecter les principes suivants :

a. Principe de réalité des frais

Seuls les frais réellement engagés dans l’intérêt de l’association peuvent être remboursés, notamment :

• frais de déplacement (kilométrage) ;
• frais de restauration ;
• frais liés à l’organisation ou à la participation aux activités de l’association.

b. Note de frais obligatoire

Tout remboursement doit faire l’objet d’une note de frais détaillée, accompagnée des pièces justificatives nécessaires, sauf impossibilité dûment motivée.

c. Validation

Les notes de frais sont approuvées par le Président du Conseil d’administration, sauf pour les notes de frais du Président lui-même, qui sont validées par le Vice-Président ou, à défaut, par un autre administrateur désigné par le Conseil d’administration (à l’exclusion de l’intéressé).

Le validateur agit dans le cadre du mandat qui lui a été confié et dans le respect strict du but désintéressé de l’association. Aucune note de frais ne peut être remboursée sans validation préalable et sans pièces justificatives suffisantes.

d. Conditions normales et raisonnables

Les frais doivent rester raisonnables, proportionnés et conformes aux pratiques normales, compte tenu de la nature des activités de l’association.

e. Absence d’enrichissement

Les remboursements de frais ne peuvent en aucun cas constituer une forme de rémunération déguisée ou un avantage personnel.

f. Traçabilité

L’association veille à conserver une trace des remboursements effectués, notamment via :

• les notes de frais ;
• les justificatifs ;
• les validations.

PARTIE 2 — FONCTIONNEMENT PRATIQUE DES ACTIVITÉS

10. Inscriptions aux activités

L’inscription se fait via les canaux définis par l’association, notamment le site internet. Deux statuts existent :

• membre (avec avantages) ;
• non-membre (sans avantages).

Toute inscription implique l’acceptation du présent règlement.

11. Tarification

Une distinction est appliquée entre membres et non-membres :

• Les membres bénéficient d’un tarif préférentiel ;
• Les non-membres sont soumis au tarif standard ;
• Des conditions spécifiques peuvent être appliquées aux partenaires, sponsors ou invités.

12. Scanning obligatoire

Le scanning à l’arrivée et au départ est obligatoire pour tous les participants :

• membres ;
• non-membres ;
• sponsors ;
• orateurs.

Ce système permet :

• la validation des présences ;
• la délivrance des attestations, notamment ITAA ;
• la sécurité des participants ;
• une gestion administrative fiable.

L’absence de scanning entraîne :

• l’absence enregistrée ;
• le refus d’attestation ;
• une facturation éventuelle.

13. Attestations de formation

Les attestations de formation, y compris ITAA, sont délivrées à tout participant, membre ou non-membre, pour autant que :

• les conditions de présence soient respectées ;
• les procédures de validation soient respectées.

Le respect du scanning est obligatoire pour l’obtention de toute attestation.

14. Absence, annulation et facturation

Toute inscription engage fermement le participant et implique le paiement intégral au moment de l’inscription. L’inscription vaut acceptation des présentes conditions, préalablement portées à la connaissance du participant.

a. Annulation – règle générale (événements payants, conférences et séminaires de journée)

Toute annulation doit être effectuée par écrit (cbc.nam.lux@cbc-compta.be) et est prise en compte à la date de réception du mail par l’association, au plus tard 12 jours calendaires avant la date de l’événement.

Annulation au minimum 12 jours calendaires avant l’événement :

• remboursement intégral du montant payé, sur demande écrite par mail introduite dans ce délai : cbc.nam.lux@cbc-compta.be

Annulation à moins de 12 jours calendaires avant l’événement :

• la réservation est considérée comme ferme et définitive ;
• la totalité du montant reste due de plein droit, sans mise en demeure préalable ;
• aucun remboursement ne sera accordé.

Important :

• aucun remplacement n’est autorisé ;
• la personne inscrite doit impérativement être la personne présente à l’évènement.

Exception – cas de force majeure : Seuls les cas de force majeure dûment justifiés (notamment maladie, accident ou événement imprévisible indépendant de la volonté du participant) peuvent être pris en considération. Les justificatifs doivent être transmis par écrit à : cbc.nam.lux@cbc-compta.be dans les meilleurs délais. L’association se réserve le droit d’apprécier souverainement la situation et pourra, le cas échéant, accorder un aménagement ou une dérogation sans que cela ne constitue une obligation.

b. Conférences et séminaires résidentiels (règle spécifique)

Les inscriptions aux conférences et séminaires résidentiels sont fermes, définitives et non remboursables. Conformément à la législation applicable, aucun droit de rétractation ne s’applique aux événements à date déterminée. Aucune annulation, modification ou report n’est possible, pour quelque motif que ce soit. En raison des engagements financiers importants, anticipés, nominatifs et irréversibles (notamment hébergement, restauration, logistique et prestations de tiers), les montants versés restent définitivement acquis à l’association et aucun remboursement ne peut être exigé.

Exception – cas de force majeure : Seuls les cas de force majeure dûment justifiés (notamment maladie, accident ou événement imprévisible indépendant de la volonté du participant) peuvent être pris en considération. Les justificatifs doivent être transmis par écrit à : cbc.nam.lux@cbc-compta.be dans les meilleurs délais. L’association se réserve le droit d’apprécier souverainement la situation et pourra, le cas échéant, accorder un aménagement ou une dérogation sans que cela ne constitue une obligation.

Important :

• aucun remplacement n’est autorisé ;
• la personne inscrite doit impérativement être la personne présente à l’évènement.

c. Événements non payants

Annulation au moins 12 jours calendaires avant l’événement :

• aucune participation ni frais ne seront facturés.

Annulation à moins de 12 jours calendaires avant l’événement ou absence le jour de l’événement :

• la participation sera facturée au tarif non-membre, quel que soit le statut du participant ;
• un supplément de 20 € de frais de gestion (HTVA) sera appliqué.

L’annulation doit être effectuée par écrit (cbc.nam.lux@cbc-compta.be) et est prise en compte à la date de réception du message.

Important :

• aucun remplacement n’est autorisé ;
• la personne inscrite doit impérativement être la personne présente à l’évènement.

d. Présence sans inscription préalable

Toute personne se présentant sans inscription préalable ni paiement ne pourra accéder à l’événement qu’en s’acquittant immédiatement :

• du tarif non-membre ;
• d’une majoration de 20 € de frais administratifs (+ TVA 21%).

Cette possibilité reste exceptionnelle, sous réserve de places disponibles et de l’accord du président ou du vice-président.

e. Remplacement du participant

Par mesure de sécurité et en raison des obligations liées à nos instituts (IRE et ITAA), aucun participant ne peut se faire remplacer. La personne inscrite doit être la personne qui se présente à l’évènement.

f. Absence et non-présentation

En cas d’absence non signalée ou de non-présentation le jour de l’événement :

• aucun remboursement ne sera accordé ;
• la totalité du montant reste due et acquise à l’association ;
• aucune attestation de présence ne sera délivrée.

Cette règle s’applique sauf en cas de force majeure dûment justifiée.

g. Acceptation

La confirmation de l’inscription vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions.

15. Organisation des activités

L’association se réserve le droit de :

• modifier le programme ;
• changer les intervenants ;
• adapter les modalités d’organisation ;
• reporter ou annuler un événement.

Les activités peuvent être organisées en présentiel ou à distance.

16. Sponsors – règles pratiques

Les sponsors :

• bénéficient des contreparties définies contractuellement ;
• respectent l’image et les valeurs de l’association.

L’association conserve la maîtrise totale de l’organisation des événements.

17. Comportement

Tout participant s’engage à :

• adopter un comportement respectueux ;
• respecter les règles de fonctionnement.

L’association peut refuser ou exclure toute personne.

18. Présence des administrateurs

Conformément à l’article 15, §6 des statuts, les administrateurs sont tenus de participer activement au fonctionnement de l’association.

En cas d’absence injustifiée d’un administrateur :

• à au moins trois réunions consécutives du Conseil d’Administration, ou
• à au moins deux Assemblées Générales ordinaires consécutives, ou
• à au moins trois séances de formation organisées par l’ASBL sur une année (en présentiel ou à distance, hors journées complètes),

une demande de justification lui sera adressée par le Président du Conseil d’Administration, par email ou par courrier. À défaut de justification dans un délai de quinze jours à compter de la notification, une Assemblée Générale pourra être convoquée afin de statuer sur la révocation de l’administrateur concerné, conformément aux statuts.

19. Protection des données – RGPD – Droit à l’image

En vous inscrivant à une activité de la SR C.B.C. Namur-Luxembourg ASBL, vous acceptez que l’association traite et conserve vos données personnelles (nom, prénom, coordonnées professionnelles, numéro ITAA le cas échéant) uniquement dans le cadre de l’organisation de ses activités, notamment : séminaires, colloques, webinaires, formations professionnelles et communications liées à ces événements.

Ces données sont utilisées exclusivement à des fins organisationnelles, administratives et d’information professionnelle. Elles ne seront en aucun cas cédées à des tiers à des fins commerciales étrangères aux activités de l’association.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD), toute personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, d’opposition et de suppression de ses données personnelles. Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée à l’association via le formulaire de contact disponible sur son site internet.

20. Manquements et sanctions

En cas de non-respect du présent règlement, l’association peut appliquer des mesures appropriées, notamment :

• la facturation au tarif non-membre ;
• l’application de frais administratifs ou de gestion ;
• le refus d’accès à certaines activités ;
• le refus de délivrance d’attestation.

Ces mesures sont appliquées dans le respect du but désintéressé de l’association et de son bon fonctionnement.

21. Captation d’images et droit à l’image

Dans le cadre des activités organisées, des prises de vue photographiques, captations vidéo ou enregistrements numériques peuvent être réalisés.

En participant à ces activités, vous autorisez la SR C.B.C. Namur-Luxembourg ASBL ainsi que ses prestataires techniques à capter et utiliser les images sur lesquelles vous pourriez apparaître.

Ces images peuvent être exploitées et diffusées, directement ou indirectement, sur tout support de communication lié aux activités de l’association, notamment : site internet, réseaux sociaux, supports institutionnels, publications professionnelles, supports pédagogiques, presse, communication événementielle, présentations, archives ou promotion d’événements futurs.

Cette autorisation est accordée à titre gratuit, pour un territoire illimité et sans limitation de durée, pour tout ou partie des images, en format intégral ou extrait.

Toute personne ne souhaitant pas apparaître sur ces supports visuels est tenue d’en informer explicitement l’organisation lors de son arrivée à l’événement.

22. Modification

Le présent règlement peut être modifié à tout moment par le Conseil d’administration. Toute modification est communiquée aux membres par courrier électronique ou mise à disposition sur le site internet de l’association, conformément à l’article 2:59 du Code des sociétés et des associations.