Le présent règlement précise les modalités de fonctionnement de l’association « SR CBC Namur-Luxembourg ASBL ». Il complète les statuts et s’interprète dans le respect du but désintéressé de l’association et des dispositions du Code des sociétés et des associations.
L’association exerce ses activités principalement au bénéfice de ses membres, dans le respect de son but désintéressé et des dispositions du Code des sociétés et des associations.
Les activités ouvertes aux non-membres sont accessoires et ont pour objectif de :
L’association veille à ce que les activités et les recettes générées par les membres demeurent prépondérantes par rapport à celles générées par les non-membres et partenaires.
À cet effet, le Conseil d’administration peut procéder à un suivi indicatif du rapport entre les recettes issues des membres (cotisations et inscriptions membres) et celles issues des non-membres et partenaires. Ce suivi est documenté, le cas échéant, dans le rapport de gestion ou dans un document interne conservé au siège de l’association.
Afin d’inciter les non-membres à devenir membres, une distinction de leur situation est opérée. En effet, les membres bénéficient notamment :
Ces avantages constituent la finalité principale des activités de l’association, à savoir l’étude, la protection et le développement des intérêts professionnels de ses membres.
Les non-membres peuvent accéder à l’ensemble des activités. Ils :
L’accès des non-membres ne peut en aucun cas remettre en cause la priorité accordée aux membres.
L’association peut exercer des activités, y compris génératrices de revenus, telles que prévues dans son objet social, notamment :
Ces activités s’inscrivent dans la réalisation du but désintéressé de l’association. Tous les revenus générés par ces activités, qu’ils proviennent de membres, de non-membres ou de partenaires, sont affectés exclusivement au fonctionnement et au développement de l’association au bénéfice de ses membres. Aucune réserve ne peut être constituée en dehors de ce cadre, sauf si elle est justifiée par les besoins de gestion, de continuité et de développement de l’association.
Afin de soutenir la réalisation de son but désintéressé, l’association peut conclure des partenariats et conventions de sponsoring. Les partenaires peuvent bénéficier :
Les contributions des partenaires et sponsors :
Les administrateurs peuvent exercer des activités professionnelles ou être impliqués dans d’autres entités, notamment des sociétés, des associations ou des activités indépendantes. Toutefois, ces activités doivent être exercées dans le respect strict des intérêts de l’association et de son but désintéressé.
Tout administrateur est tenu de déclarer au Conseil d’administration toute activité externe, fonction ou mandat susceptible d’interagir, directement ou indirectement, avec les activités de l’association.
L’administrateur agit en toute circonstance de manière distincte de ses intérêts personnels ou professionnels. Aucune confusion ne peut être entretenue entre :
La mise en avant, la promotion ou la publicité d’une entité liée à un administrateur est autorisée uniquement si :
Toute visibilité ou avantage accordé à une entité liée à un administrateur :
Il y a conflit d’intérêt dès qu’un administrateur (ou une personne qui lui est liée) a un intérêt patrimonial ou moral direct ou indirect dans une décision ou opération de l’association, opposé à l’intérêt de celle-ci.
Dans ce cas :
Si la majorité des administrateurs présents ou représentés est en situation de conflit d’intérêts, la décision est soumise à l’Assemblée Générale.
Le Conseil d’administration conserve en toute circonstance un pouvoir de contrôle et peut :
L’association peut organiser des conférences, formations ou interventions animées par des administrateurs ou par des personnes qui leur sont liées directement ou indirectement, notamment un conjoint, partenaire, membre de la famille ou toute personne avec laquelle existe un lien professionnel ou personnel.
Toutefois, ces interventions doivent respecter strictement les principes suivants :
Tout lien existant entre l’intervenant et un administrateur, ainsi que toute intervention d’un administrateur en tant qu’orateur, doit être porté à la connaissance du Conseil d’administration préalablement à toute décision.
L’intervention doit présenter un intérêt réel, objectif et justifiable pour les membres ou pour le développement des activités de l’association.
L’intervenant, qu’il soit administrateur ou personne liée, doit être sélectionné sur base de critères objectifs tels que ses compétences, son expertise ou la pertinence du sujet traité, dans des conditions comparables à celles applicables à tout intervenant externe.
Toute rémunération, indemnisation ou avantage éventuel accordé à l’intervenant (administrateur ou personne liée) doit être strictement conforme aux conditions normales du marché, proportionnée à la nature, à la durée et au niveau de l’intervention, et pouvoir être justifiée par comparaison avec des prestations similaires réalisées par des intervenants indépendants ou tiers.
Le Conseil d’administration conservera à cet effet des éléments de preuve objectifs, tels que :
Cette rémunération ne peut en aucun cas constituer un avantage direct ou indirect au profit d’un administrateur ou d’une personne qui lui est liée.
En présence d’un intérêt direct ou indirect d’un administrateur lié à l’intervention :
Le Conseil d’administration veille à conserver une trace des éléments ayant justifié le recours à l’intervenant, notamment :
Le Conseil d’administration conserve un pouvoir de contrôle et peut refuser toute intervention ou y mettre fin si elle est jugée contraire aux intérêts de l’association ou à son but désintéressé.
Toute irrégularité formelle dans l’application des présentes dispositions n’affecte la validité des décisions prises que si elle résulte d’une mauvaise foi ou a causé un préjudice démontré à l’association.
Les administrateurs peuvent obtenir le remboursement des frais qu’ils ont engagés dans le cadre de l’exercice de leur mandat au sein de l’association.
Ces remboursements doivent respecter les principes suivants :
Seuls les frais réellement engagés dans l’intérêt de l’association peuvent être remboursés, notamment :
Tout remboursement doit faire l’objet d’une note de frais détaillée, accompagnée des pièces justificatives nécessaires, sauf impossibilité dûment motivée.
Les notes de frais sont approuvées par le Président du Conseil d’administration, sauf pour les notes de frais du Président lui-même, qui sont validées par le Vice-Président ou, à défaut, par un autre administrateur désigné par le Conseil d’administration (à l’exclusion de l’intéressé).
Le validateur agit dans le cadre du mandat qui lui a été confié et dans le respect strict du but désintéressé de l’association. Aucune note de frais ne peut être remboursée sans validation préalable et sans pièces justificatives suffisantes.
Les frais doivent rester raisonnables, proportionnés et conformes aux pratiques normales, compte tenu de la nature des activités de l’association.
Les remboursements de frais ne peuvent en aucun cas constituer une forme de rémunération déguisée ou un avantage personnel.
L’association veille à conserver une trace des remboursements effectués, notamment via :
L’inscription se fait via les canaux définis par l’association, notamment le site internet. Deux statuts existent :
Toute inscription implique l’acceptation du présent règlement.
Le participant reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement préalablement à son inscription et en accepter l’intégralité, lequel lui est opposable à titre contractuel.
Une distinction est appliquée entre membres et non-membres :
Le scanning à l’arrivée et au départ est obligatoire pour tous les participants :
Ce système permet :
L’absence de scanning entraîne :
Des contrôles aléatoires de présence peuvent être effectués à tout moment.
Toute irrégularité, absence constatée ou tentative de fraude entraîne le refus de délivrance de l’attestation.
L’association peut, en cas de doute, demander au participant de justifier de son identité.
À défaut, l’accès à l’événement ou la délivrance de l’attestation peut être refusé.
Les attestations de formation, y compris ITAA, sont délivrées à tout participant, membre ou non-membre, pour autant que :
Le respect du scanning est obligatoire pour l’obtention de toute attestation.
Toute inscription engage fermement le participant et implique le paiement intégral au moment de l’inscription. L’inscription vaut acceptation des présentes conditions, préalablement portées à la connaissance du participant. L’association peut, à titre exceptionnel, sans y être tenue et sans reconnaissance d’un quelconque droit dans le chef du participant, accorder un report, un avoir ou toute autre solution adaptée, en fonction des circonstances.
Toute annulation doit être effectuée par écrit (cbc.nam.lux@cbc-compta.be) et est prise en compte à la date de réception du mail par l’association, au plus tard 12 jours calendaires avant la date de l’événement.
Annulation au minimum 12 jours calendaires avant l’événement :
Annulation à moins de 12 jours calendaires avant l’événement :
Important :
Exception – cas de force majeure :
Seuls les cas de force majeure dûment justifiés (notamment maladie, accident ou événement imprévisible indépendant de la volonté du participant) peuvent être pris en considération. Les justificatifs doivent être transmis par écrit à : cbc.nam.lux@cbc-compta.be dans les meilleurs délais.
L’association se réserve le droit d’apprécier raisonnablement la situation et pourra, le cas échéant, accorder un aménagement ou une dérogation, sans que cela ne constitue une obligation.
Les inscriptions aux conférences et séminaires résidentiels sont fermes, définitives et non remboursables. Conformément à la législation applicable, aucun droit de rétractation ne s’applique aux événements à date déterminée.
Aucune annulation, modification ou report n’est possible, pour quelque motif que ce soit.
En raison des engagements financiers importants, anticipés, nominatifs et irréversibles (notamment hébergement, restauration, logistique et prestations de tiers), les montants versés restent définitivement acquis à l’association et aucun remboursement ne peut être exigé.
Condition d’âge – accès aux événements résidentiels
La participation aux conférences et séminaires résidentiels est strictement réservée aux personnes âgées de dix-huit (18) ans accomplis au jour de l’événement, qu’elles soient inscrites, invitées, intervenantes ou présentes en qualité d’accompagnant.
L’accès à l’événement est formellement interdit à toute personne n’ayant pas atteint cet âge, et ce, indépendamment de tout statut juridique particulier, y compris en cas d’émancipation, d’autorisation parentale ou de toute autre forme de capacité juridique reconnue.
Aucune dérogation ne peut être accordée à cette règle, pour quelque motif que ce soit.
Les participants déclarent sur l’honneur remplir les conditions d’âge requises au moment de leur inscription.
L’association se réserve le droit de procéder à toute vérification utile relative à l’âge des participants et de refuser l’accès à toute personne ne pouvant justifier de manière suffisante qu’elle a atteint l’âge requis.
Toute inscription, présence ou tentative de participation d’une personne ne remplissant pas cette condition pourra être refusée ou annulée de plein droit par l’association, à tout moment et sans préavis, sans qu’aucun remboursement, indemnité ou compensation ne puisse être exigé à quelque titre que ce soit.
Le non-respect de cette disposition pourra entraîner l’exclusion immédiate de l’événement, sans remboursement, ainsi que toute mesure jugée appropriée par le Conseil d’administration dans l’intérêt de l’association.
c. Événements non payants
Annulation au moins 12 jours calendaires avant l’événement :
Annulation à moins de 12 jours calendaires avant l’événement ou absence le jour de l’événement :
L’annulation doit être effectuée par écrit (cbc.nam.lux@cbc-compta.be) et est prise en compte à la date de réception du message.
Important :
Toute personne se présentant sans inscription préalable ni paiement ne pourra accéder à l’événement qu’en s’acquittant immédiatement :
Cette possibilité reste exceptionnelle, sous réserve de places disponibles et de l’accord du président ou du vice-président.
Par mesure de sécurité et en raison des obligations liées aux instituts professionnels (notamment IRE et ITAA), aucun remplacement n’est autorisé, sauf accord exprès et préalable de l’association.
En cas d’absence non signalée ou de non-présentation le jour de l’événement :
Cette règle s’applique sauf en cas de force majeure dûment justifiée.
La confirmation de l’inscription vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions.
L’association se réserve le droit de :
Les activités peuvent être organisées en présentiel ou à distance.
L’association ne peut être tenue responsable en cas de force majeure ou d’événement imprévisible ou indépendant de sa volonté, rendant impossible ou perturbant l’organisation des activités, cette situation étant appréciée de manière raisonnable. Les activités de formation organisées par l’association présentent un caractère professionnel et pédagogique et ne peuvent constituer des présentations à caractère purement commercial ou promotionnel.
Pour l’application du présent règlement, le terme « sponsors » vise également toute entité agissant en qualité de partenaire, soutien ou exposant, indépendamment de la dénomination contractuelle retenue.
Les sponsors :
L’association conserve la maîtrise totale de l’organisation des événements.
Les sponsors agissent sous leur seule responsabilité et ne peuvent engager l’association à l’égard des tiers.
Dans le cadre des événements organisés par l’association, et notamment des conférences, la participation des sponsors est strictement encadrée comme suit :
a. Principe général
Le nombre de représentants autorisés par sponsor est déterminé en fonction du nombre de participants inscrits ne relevant pas de la catégorie des sponsors. Ce nombre est apprécié sur la base des inscriptions clôturées à la date fixée par l’association, laquelle fait foi.
b. Participants inférieurs à 100
Lorsque le nombre de participants inscrits hors sponsors est inférieur à cent (100), chaque sponsor ne peut être représenté que par une (1) seule personne.
c. Participants égaux ou supérieurs à 100
Lorsque le nombre de participants inscrits hors sponsors est égal ou supérieur à cent (100), chaque sponsor peut être représenté par un maximum de deux (2) personnes.
d. Limite absolue
En toute hypothèse, le nombre de représentants par sponsor est strictement limité à deux (2) personnes.
e. Pouvoir du Conseil d’administration
Aucune dérogation ne peut être accordée à cette règle, sauf décision expresse, préalable et dûment motivée du Conseil d’administration, lequel dispose d’un large pouvoir d’appréciation.
f. Contrôle et sanctions
Le Conseil d’administration se réserve le droit de refuser, limiter ou annuler toute inscription ou participation ne respectant pas les présentes dispositions, sans qu’aucune indemnité ou compensation ne puisse être réclamée à ce titre.
g. Finalité
Les présentes dispositions visent à garantir l’équilibre entre les participants, la qualité des échanges et la finalité pédagogique des événements organisés par l’association.
Tout participant s’engage à :
L’association peut refuser ou exclure toute personne.
Conformément à l’article 15, §6 des statuts, les administrateurs sont tenus de participer activement au fonctionnement de l’association.
En cas d’absence injustifiée d’un administrateur :
une demande de justification lui sera adressée par le Président du Conseil d’Administration, par email ou par courrier. À défaut de justification dans un délai de quinze jours à compter de la notification, une Assemblée Générale pourra être convoquée afin de statuer sur la révocation de l’administrateur concerné, conformément aux statuts.
En vous inscrivant à une activité de la SR C.B.C. Namur-Luxembourg ASBL, vous acceptez que l’association traite et conserve vos données personnelles (nom, prénom, coordonnées professionnelles, numéro ITAA le cas échéant) uniquement dans le cadre de l’organisation de ses activités, notamment : séminaires, colloques, webinaires, formations professionnelles et communications liées à ces événements.
Ces données sont utilisées exclusivement à des fins organisationnelles, administratives et d’information professionnelle. Elles ne seront en aucun cas cédées à des tiers à des fins commerciales étrangères aux activités de l’association.
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD), toute personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, d’opposition et de suppression de ses données personnelles. Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée à l’association via le formulaire de contact disponible sur son site internet.
En cas de non-respect du présent règlement, l’association peut appliquer des mesures appropriées, notamment :
Ces mesures sont appliquées dans le respect du but désintéressé de l’association et de son bon fonctionnement.
Chaque participant prend part aux activités de l’association sous sa propre responsabilité.
L’association ne peut être tenue responsable des dommages corporels, matériels ou immatériels, directs ou indirects, sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle dans son chef.
Les participants sont responsables de leurs actes, comportements et effets personnels pendant toute la durée des activités.
Dans le cadre des activités organisées, des prises de vue photographiques, captations vidéo ou enregistrements numériques peuvent être réalisés.
En participant à ces activités, vous autorisez la SR C.B.C. Namur-Luxembourg ASBL ainsi que ses prestataires techniques à capter et utiliser les images sur lesquelles vous pourriez apparaître.
Ces images peuvent être exploitées et diffusées, directement ou indirectement, sur tout support de communication lié aux activités de l’association, notamment : site internet, réseaux sociaux, supports institutionnels, publications professionnelles, supports pédagogiques, presse, communication événementielle, présentations, archives ou promotion d’événements futurs.
Cette autorisation est accordée à titre gratuit, pour un territoire illimité et sans limitation de durée, pour tout ou partie des images, en format intégral ou extrait.
Toute personne peut s’opposer à la captation ou à l’utilisation de son image en en informant explicitement l’organisation préalablement à l’événement ou lors de son arrivée, ou en adressant une demande écrite à l’association dans un délai raisonnable.
Le présent règlement peut être modifié à tout moment par le Conseil d’administration. Toute modification est communiquée aux membres par courrier électronique ou mise à disposition sur le site internet de l’association, conformément à l’article 2:59 du Code des sociétés et des associations.
Le Conseil d’administration dispose d’un large pouvoir d’appréciation dans l’interprétation et l’application du présent règlement.
Il peut prendre toute décision ou mesure jugée nécessaire dans l’intérêt de l’association, dans le respect de son but désintéressé et des dispositions légales applicables.
En cas de contradiction entre le présent règlement et toute autre communication ou information diffusée par l’association, le présent règlement prévaut.
Si une disposition du présent règlement devait être déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions demeurent pleinement en vigueur.